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異動挨拶メールの社内・社外向けの例文紹介!マナーや注意点もチェック

今回は人事異動が決まった時に送る、挨拶メールの例文をご紹介します。

異動が発令されると、やらなければいけないことがたくさん出てきます。

後任者への引き継ぎ、現在抱えている案件の片付け、異動先へのお引っ越し準備などなど

日々の業務をこなしながら進めていかなければいけません。

そこで忘れてはならないのは、異動が決まったことをお知らせする挨拶です。

最近ではハガキや書面での挨拶が減少し、メールで挨拶文を送ることも少なくありません。

当然、後任者への引き継ぎとしてお取引先への訪問もあると思います。

それでも限られた日数で挨拶回りをするのは、相手の都合もあり調整が大変です。

そこで、今回は異動挨拶メールの例文を社内向け・社外向けに分けてご紹介していきます。

例文だけでなく、異動挨拶をするタイミングやマナーなどの注意点も合わせてご紹介します。

異動の挨拶をするタイミング

まずは、異動が決まった後にすぐ挨拶をするべきか?タイミングはいつ頃になるのでしょうか?

一般的に異動には本人だけに知らせる「内示」があり、その後に正式な「辞令」が出ます。

内示から辞令までの期間がどのくらいあるかは企業によって違います。

気を付けなければいけないのは「正式な辞令が出るまで異動の挨拶はしてはいけない」ということです。

会社やあなたが携わっている仕事内容によっては、異動を知らせるタイミングや相手や順番などが重要になることもあるでしょう。

内示が出たら、辞令が出されるタイミングを確認しておいて挨拶のタイミングやスケジュールを組むのも一つの方法です。

直属の上司に相談して、異動挨拶のフライングをしないように気を付けましょう。

異動の挨拶をメールで出すのは失礼じゃないの?

異動の挨拶やお知らせをメールで伝えるのは失礼になるのではないか?と心配になる方もいると思います。

実は先方にとっては、逆にメールの方がありがたいというケースもあります。

相手が、あなたの異動先の連絡先や部署名・肩書などを確認したい時、メールだと内容の確認も簡単で、コピー&ペーストができるので転記ミスもなくなるからです。

ハガキや書面でお知らせした場合、相手はそれを引っ張り出してメールや宛先を書き写さなくてはなりません。

こういった手間のことも考えると、メールの方がありがたい。と感じるようです。

しかし、注意すべき点もあります。

特にお取引先の方への挨拶は、訪問する相手・ハガキなどの書面を出す相手・メールで挨拶する相手と使い分けすることが必要になる場合もあります。

お取引先のお客様へ異動のことを伝える挨拶は、どのようにすべきか?というのは上司や先輩などに相談すると良いでしょう。

ちなみに、社内へ異動のお知らせをメールする時に悩ましいのが「どこまでの人に送ろうか?」という事だと思いますが、

一般的には、業務で関わりのある部署の人たちまでで良いと思います。

個人的に同期や特に良くしてくれた先輩など、あなたの社内でのお付き合いで特に知らせたい人も良いと思います。

異動挨拶メールの注意点

異動挨拶のメールを作成する場合、気を付けなければいけない点があります。

これを疎かにしてしまうと、ビジネスマナーの無い人だ。と思われてしまうこともあります。

社内での評価やお取引先のお相手にも不快感を与えてしまわないよう、気を付けていきましょうね。

  • メールタイトルは一目で分かるように
  • 異動日と異動先を知らせる内容
  • 後任の紹介
  • 感謝の言葉や今後の抱負

それぞれの注意点を詳しく解説していきますよ。

メールタイトルは一目で分かるように

ビジネスシーンでは1日に多くのメールを社内外から受信しますよね。

そのため、メールタイトルは一目で内容が分かるような件名で記載しましょう。

件名を見て「異動挨拶のメールなんだ」と分かるようにしておくことです。

<例>

  • 社内向け:人事異動のお知らせとお礼
  • 社外向け:人事異動に伴う業務引継ぎのお知らせ

異動日と異動先を知らせる内容

異動挨拶メールの本文には、異動する日付も忘れずに書きましょう。

いつ異動するのかが分からないと、社内ではいつまでに引継ぎをしなければいけないのか?など予定を立てられません。

異動先については、メールの後半に詳細を記載するのでメール本文では軽く触れるくらいで良いです。

後任の紹介

自分が異動することだけでなく、その後に自分の業務や担当を引継ぐ後任者についても紹介しておきましょう。

社内では、○○さんが異動した後は▲▲さんに確認すればいいんだ。と分かりますよね。

社外では、あなたが異動した後の窓口や連絡した時の担当者が分からないと、先方の仕事に支障が出てしまいます。

異動した後も、所属していた部署で業務が円滑に進むようにしておくことも大事です。

感謝の言葉や今後の抱負

これまでお世話になった方へ感謝の言葉や異動先での抱負を記載しましょう。

異動に関係する情報だけをメールで送ると、そっけない印象を与えてしまいます。

異動することで、今までのようなお付き合いがなかなか出来なくなると考えると、今までお世話になったことについて感謝の言葉を伝えるのは当然と言えるでしょう。

今後の抱負についても、今までお世話になった方たちに「行ってきます!頑張ってきます!」と伝え、安心させてあげることが出来るでしょう。

異動挨拶メールの例文

注意点が確認ができたら次はメールの作成です。

異動の挨拶メールは、社内向け・社外向け・お客様向け・お取引先向けと分ける必要があります。

特にお取引先やお客様へは、メール本文の内容のほかに後任者を伝えるなど丁寧な内容を心掛けましょう。

社内向けの異動挨拶メール例文

辞令が発令されたとは言え、異動日や異動先の他に後任者についての情報などもちゃんと記載しましょう。

【件名】
人事異動のお知らせとお礼

【本文】
●●課 各位

この度、人事発令により4月1日から札幌支店に移動することとなりました。
私の業務は後任担当者の○○さんへ引き継ぐことになりました。

(後任担当者の詳細)
3月▲日以降の業務に関しましては、後任担当者宛にご連絡をお願い致します。

約3年間、公私ともに大変お世話になり、ありがとうございました。
札幌支店でも、皆さんに教えていただいたことや東京支店で培った実績を活かして精進して参ります。

私の連絡先は以下になりますので、何かありましたらそちらまでよろしくお願いします。
(異動先の住所・連絡先)

社外向けの異動挨拶メール例文

社外向けの異動挨拶メールには、後任者の情報を詳細に記載しましょう。

また「これからもよろしくお願いします」という気持ちを伝えるのが非常に重要となります。

【件名】
人事異動に伴う業務引継ぎのお知らせ

【本文】
株式会社△△△△
○○様

いつもお世話になっております。
●●●●株式会社の山本でございます。
日頃より、弊社に対し格段のご哀願を賜り誠にありがとうございます。

私事でございますがこの度、4月1日より総務部へ異動することとなりましたので、ご一報申し上げます。

7年前に着任して以来、○○様には営業の基礎を教えて頂きました。
また、○○様の期待に応えられるか不安な時もございましたが、お取引をけいぞくしてくださり、心より感謝しております。

4月以降は、後任の上田が担当させていただくこととなりました。
上田は、若手ではございますが多くのお客様から信頼を寄せられております。
本人もやる気になっておりますので、私同様ご指導のほどお願い申し上げます。
(後任担当者の詳細)

大切な○○様にご迷惑がかからないよう、万全の引き継ぎをいたしますので、どうかご安心ください。

本来であれば伺うべきところですが、メールにてご挨拶申し上げます。(※)
今後とも末永くおつきあいくださいますよう、よろしくお願い致します。

(※)部分は、ご挨拶に伺えない場合に使う例文です。

もし、相手先に訪問する場合は、以下のような例文を参考にしてください。
「訪問に先立ち、まずはメールにてご挨拶申し上げます」

お客様向けの異動挨拶メール例文

お客様には直接挨拶をする場合の方が多いですが、双方の都合がどうしても合わない場合にはメールで挨拶をするケースもあるでしょう。

本来であれば会って挨拶をしなければならないところを、メールになってしまった謝罪は忘れないようにしましょう。

【件名】
異動のご挨拶

【本文】
○○様

日頃より、当社のサービスをご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
この度、4月1日より渋谷店へ異動することとなりました。

○○様がご来店いただいた時の楽しいお話しなどの時間が待ち遠しく、今回の異動で遠く離れることを寂しく思っております。
お近くにお越しの際は、ぜひお声がけいただけますと幸いです。

直接お会いできず、メールでのお知らせとなってしまい申し訳ございません。
今後とも当社との末永いお付き合いを、どうぞよろしくお願い致します。

取引先向けの異動挨拶メール例文

お取引への異動挨拶も出来れば直接お会いするのがベストですが、どうしても都合がつかない場合にはメールでお知らせをします。

後任者の情報をきちんと伝え説明すると良いですね。

【件名】
人事異動に伴う業務引継ぎのお知らせ

【本文】
○○○○株式会社
営業部 部長▲▲様

いつもお世話になっております。
●●●●株式会社の鈴木でございます。
日頃より、弊社に対し格段のご厚情を賜り誠にありがとうございます。

この度、4月1日付けで営業部より人事課へ異動することとなりました。
後任は、相田が担当することとなりました。
(後任者の詳細)

3月□日以降の業務に関しましては、相田へご連絡をお願いいたします。
私への連絡は以下になりますので、何かございましたらご連絡ください。
(異動先の情報)

さいごに

今回は人事異動が決まった時に送る、挨拶メールの例文をご紹介しました。

異動の挨拶メールは、異動が決まってすぐに送るのではなく上司と相談したり社内規則や慣例なども考慮して送りましょう。

内示をもらった時に送るのではなく、基本的には辞令が出てから送るのが一般的です。

また、異動挨拶メールには注意すべき点があります。

メールタイトルを見て異動の挨拶だと分かるような内容にし、異動日や異動先をお伝えましょう。

後任者が決定している場合は、後任者の情報もメールに載せましょう。

これまでお世話になった感謝の気持ちや異動先での抱負など前向きな内容を書くようにしてくださいね。

例文では、社内向け・社外向け・お客様やお取引先向けをご紹介しています。

それぞれ送る相手に合わせた相応しい内容で挨拶メールを送りましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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