仕事・職場

ビジネスメールの連名や宛名の書き方!意外と知らないマナーも紹介

メールの内容を複数に送る時に「宛名をどうかけばいいのか?」と困ったことはありませんか?

ビジネスメールは、今や仕事上ではとても重要なツールとなっています。

特に社外向け・お客様やお取引先などに送るメールには注意が必要です。

たった1件のマナーが悪いメールのせいで、仕事がうまく進まなかったり信用を失うこともあります。

また、メールは相手にも自分にも履歴が残るので、電話や口頭での情報よりも頻繁に使われます。

ですから、尚更マナーを知り社外だけでなく社内の人へ送る場合でも、誰に見られても問題の無い内容にしたいですね。

今回はビジネスメールの連名や宛名についてのマナーをご紹介します。

宛名の基本

メールを送る相手が一人か複数人に送る場合でも、基本やマナーをおさえておかなければいけません。

ここでいくら連名の書き方を覚えても、宛名の書き方を間違ってしまっては元も子ありません。

メールを送る相手に対し、失礼にならないようにまずは宛名の基本をしっかりと覚えていきましょう!

宛名には順番がある

封書やハガキに宛名を書いたり、FAX送付状などにも宛名を書くことがあると思いますが、それにも順番がありますよね。

メールもそれらと同じ様に、宛名の順番があります。

会社名 部署名 担当者名

このように宛名には「会社名・部署名・担当者名」の順で記載しましょう。

もちろん間違わず正確にです!社名や名前などの間違いは大変失礼になりますので、頂いた名刺などで必ずチェックしましょう。

この時「変換間違い」にも注意しましょう。

例えば、高橋さんという苗字は多くありますが「髙橋」というように、いわゆる「はしご高」という漢字を使う人もいます。

こういったよくある苗字は、先入観で記載せず必ずチェックしましょう!

また、メール相手から前株や後株というように、省略された社名でメールが届いたとしても、こちらから相手にメールを送る時には正式名称で記載しましょう。

「株式会社」や「有限会社」というように記載し、社名の前か後にあるかもきちんと確認をしましょう。

宛名には「肩書」も忘れずに

メールの相手には部長や課長などの役職を持っている方もいると思います。

その時は、必ず肩書を宛名に含めます。

この時よく間違われるのは「山田課長 様」と書いてしまうことです。

正しくは「課長 山田様」です。

㈱ドド産業 営業部 山田課長 様

株式会社ドド産業 営業部 課長 山田様

但し、担当者ではなく会社や部署にメールを送る時は「御中」にするのが正しい書き方です。

またメールを送る相手の部署名や氏名が分からなければ「ご担当者」という書き方で良いでしょう。

複数の宛先へ連名でメールを送る時の宛名

さて、基本的な宛名の書き方が分かったところで、次は複数の宛先へメールを送る時に連名で宛名を書く書き方です。

ここでは連名の宛名の書き方のほかに、あて先を「TO CC BCC」のどれを使用するのが良いか?ということも合わせてご紹介します。

自社内の複数人にメールを送る場合

同じ会社の複数人にメールを送信する時は、誰に送っているか一目で分かるようにメールを送る人の名前全てを記載するようにします。

社名の記載は一つにし、宛先である送信先(担当者)の名前は縦書き・横書きのどちらでもかまいません。

しかし、気を付けるべきなのは「役職順に並べる」というということです。

社内向け宛名書き方の例1

株式会社○○○○
部長 上田様 係長 杉田様 三上様 山下様 村上様

社内向け宛名書き方の例2

株式会社○○○○
部長 上田様
係長 杉田様
三上様
山下様
村上様

連名で書ける人数は、5名くらいまででしょう。

それ以上の人数や大人数へ一斉送信するメールの宛名は、次を参考にしてください。

社内の大人数へ一斉送信する場合

社内の大人数へメールを一斉送信する場合、全ての人の名前を連名で書くのは無理ですよね。

そのような時は「各位」を使いましょう。

各位とは「皆様」や「皆様方」という意味で、大勢の人数を対象に一人一人を敬っている表現になります。

「各」には「おのおの、めいめい、ひとつひとつの」という意味があり、「位」には「人に対する敬語」の意味があります。

より丁寧に書きたい場合は「○○部各位」や「▲▲プロジェクト関係者各位」というように書いてもいいでしょう。

社内の大人数へ一斉送信
  • 営業部各位
  • 開発プロジェクト各位

ただし、各位に様や殿などの敬称は不要です。

上司やお客様に各位という宛名を使ってもいいのか?という不安があるかもしれませんが、きちんと相手を敬っている敬語なので心配はありません。

宛先が2社以上で複数人の場合

メールを送る際に、クライアントとその関係会社やパートナー企業など、複数の企業でかつ複数人にメールを送る場合は、会社ごとにわけて宛名を書きましょう。

宛先が2社以上で複数人

●●株式会社
大山様 加藤様

株式会社▲▲
石田様 佐藤様

先に書く会社は仕事上での関係性で判断し、クライアントやお取引先が最優先で、その関係会社やパートナー企業は後になります。

宛名のTO・CC・BCCの扱いにも注意!

メールの宛先は「TO・CC・BCC」の3種類がありますが、これらを上手に使いこなすこともビジネスメールには必要になってきます。

まずはそれぞれの機能と使い方をご紹介します。

TO・CC・BCCの違い

TO・CC・BCCにはそれぞれの機能がことなりますので、ご存知ない方は確認していきましょう。

送 信 先相手のアドレス
TOメール内容を直接担当する人見える
CCメール内容に関わる人見える
BCC名前を伏せて情報を共有する人見えない

それぞれの機能を詳しく解説していきましょう。

【TOの機能】

メールを送る主の相手のアドレスを入力します。
TOに指定してメールを送信することで「あなたに送ります」という意味になります。
TOに複数のアドレスを入れ、一斉送信することも可能です。

【CCの機能】

CCはカーボン・コピー(Carbon Copy)の略で、メイン(TO)の宛先以外に確認のために送信します。という意味で使われる機能です。
CCに入力したアドレスは、TOでメールを受け取った相手も確認できます。
そしてCCで受け取ったメールに対しては返信する必要はありませんが、確認が必要です。
状況により返信をする場合は、送信者だけでなく「全員に返信」で返すのが基本です。
TO・CCに入力した送信者は、お互いのアドレスを知っている状況で使うのが一般的です。

【BCCの機能】

BCCはブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略で、隠しカーボン紙コピーの意味があります。
BCCに入力したアドレスは、TOやCC、また他のBCCのメール受信者には表示されません。
なので、受信者やアドレスを分からないようにメールを送りたい場合にはBCCを使用しましょう。

CC・BCCメールの使い分け

ビジネスメールでCCやBCCメールの使い分けに困ったことはないでしょうか?

どんな時にCCやBCCの宛先を使用するのかを紹介していきます。

取引先+社内

取引先に送るメールを、社内の関係者に共有する際にはCCを使うと便利です。

取引先はTOに宛名を入れ、社内の関係者はCCに宛名を入れます。

この時に注意したいのは。取引先の担当者とCCに入れた社内の人が顔見知りであることが前提です。

宛先(TO):株式会社○○ 営業部 係長 青山一郎様 ←取引先のアドレス
CC:佐藤幸雄;加藤政子 ←社内関係者のアドレス
件名:商品化プロジェクト進捗のご報告

株式会社○○
営業部 係長 青山一郎 様
(CC:佐藤幸雄、加藤政子)

いつもお世話になっております。
▲▲株式会社の●●でございます。

宛先のCCには上位の役職者から入力する方がよいでしょう。
メール本文に(CC:)と入れ、CCで送信する人の名前を一緒に入力しておきましょう。

取引先と社内関係者に接点がない場合、社内関係者のアドレスはCCではなくBCCを使用します。

社内のみ

企画の進捗状況や報告事項を上長にメールで知らせる時に、その企画やプロジェクトのメンバーにも情報共有する。など言う場合にも、CCを活用しましょう。

TOには責任者や上長CCには関係者を入力して送信します。

宛先(TO):藤本耕司 ←責任者や上長のアドレス
CC:上野雅之;高橋宏;吉田順一;木村奈央) ←社内関係者のアドレス
件名:○○株式会社 商品化の進捗について

部長 藤本様
(CC:上田課長、高橋係長、吉田主任、木村主任)

お疲れ様でございます。●●です。

社内メールをCCで送る場合は「名前+役職」で明記することに気を付けましょう。

社外のみ

複数の取引先や顧客などにアドレスを伏せた状態で一斉メールを送る場合は、TOの宛先を自分にしてBCCに取引先や顧客のアドレスを入れます。

受信者はBCCの宛先は見えず、TOであるあなたの宛先しか分かりません。

例えば、住所や携帯電話番号の変更のお知らせの時に活用できます。

宛先(TO):▲▲▲@●●●.com ←あなたのアドレス
CC:なし
BCC:株式会社○○ 企画部 課長 青山幸男様 ←取引先や顧客のアドレス
□□株式会社 営業部 部長 佐藤雄一様 ←取引先や顧客のアドレス
株式会社△△ 営業部 主任 大山千秋様 ←取引先や顧客のアドレス
件名:連絡先変更のお知らせ

お客様各位

いつもお世話になっております。
株式会社●●の遠藤でございます。

複数人にメールを送る場合は「各位」を使うと便利です。

さいごに

今回は、メールを複数人に送る時の宛名の書き方やマナーについてご紹介しました。

また合わせて「TO・CC・BCC」の活用方法なども上手に使い、ビジネスメールとしてのマナーも重要です。

昨今、メールはビジネスツールとして欠かせないものです。

頻繁に使用するからこそ、慣れや感覚などで使うのではなく「どうしたらいいのだろう?」という疑問を解決して活用しましょう。

今回ご紹介した内容を元に、会社の先輩や上司に相談するのも忘れないでくださいね!

特にお客様やお取引先へのメールで失礼な間違いなどしてしまうと「この担当者さんはマナーの分からない人なんだな」と思われてしまいます。

そうならないためにも、ぜひ今回の記事を参考にして活用してくださいね。

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