仕事・職場

会社を休む時の理由を当日電話で伝えるには?基本マナーを紹介

会社を休む時って「どうやって電話しよう」とか「今の時間ならかけても大丈夫かな?」とかい色々と考えちゃいますよね。

自分や家族が体調不良だったり、身内に不幸があったなどで急に会社を休みたい場合どのように会社に伝えていますか?

どんな仕事でも、当日急に休むのはとても気が引けますよね。

やむを得ず会社を休まなければならない時、それが急で当日に連絡しなければいけない時、連絡する上でどんなマナーがあるのでしょうか?

今回は、会社を休む時の理由別に、当日電話で伝える時のマナーをご紹介します。

会社を休む理由

朝起きたら調子が悪いけど、会社に行かないと」という状況を経験したことはありませんか?

また、身内でトラブルや不幸がありやむを得ず会社を休まなければならないなど自分のことではない場合もありますよね。

会社を休む基準で悩む人は多いそうです。
どのくらい具合が悪かったら休むべきか?身内のトラブルでも休んでいいのか?

会社を休む理由
  • 持病の悪化
  • インフルエンザなどの感染病
  • 事故などで怪我
  • 身内のハプニングや不幸

以上の4つが会社を休む理由として、迷いなく休んでもやむを得ない事例です。

持病の悪化

あなたが持病を持っていて何かのきっかけで悪化してしまったのに、無理をして会社に出勤したとします。

仕事中にますます悪化すれば作業効率が落ちて支障が出てしまうかもしれません。

持病にもよりますが、職場に救急車を呼ぶことになってしまう場合も考えられますよね。

持病がある場合は、予め上司に相談しておくと良いでしょう。

急に持病が悪化して会社を休む場合も理解が得られやすいからです。

相談する上司は、日ごろ一緒に仕事をする直属の上司がいいと思います。

インフルエンザなどの感染症

感染症であるインフルエンザやノロウイルスなどに罹患した時は、迷わず会社を休みましょう。

仕事が忙しくて休んでいる場合ではない。という状況はよくあることです。

しかし、インフルエンザなどは感染力が非常に高いので会社に感染症が蔓延する可能性があります。

休むより以上に無理して出勤する方が、逆に迷惑をかけてしまうのです。

感染症にかかった時は、病状とおよその復帰日を会社に伝えるようにしましょう。

感染症は風邪と違って休む期間も長引く可能性がありますので、病院で診断書をもらった方が良いです。

会社のよっては診断書がなければ有給取得を認めてもらえない場合があるからです。

事故などで怪我

体調不良以外でも、事故などの予期せぬ事態で怪我をしてしまった場合には、無理をせず会社を休みましょう。

怪我によって出勤が困難になったり、外回りが出来ない、会社で作業ができない。そんな状態で会社に行っても周りから「無理しないで休みなよ」と気を遣わせてしまいます。

怪我をして病院で診察してもらったら、医師にどれくらいの期間会社を休む必要があるのかしっかりと確認しましょう。

その診断結果を直属の上司にきちんと報告して、会社を休みましょう。

怪我の程度によっては、入院して長期間会社を休むこともあるでしょう。

そんな時は、無理をせずしっかりと治療に専念することが会社に迷惑をかけない一番の方法です。

身内のハプニングや不幸

子どもがケガをしたり体調が悪い、身内にハプニングが起こった時は不幸があった場合も会社を休む理由の一つです。

自分が体調管理に気を付けていても、家庭がある方はご主人(奥さん)やお子さん・親族が体調が悪くなったりケガをすることもあり、会社を休まなければならないこともあります。

また、身内の不幸も突然訪れることです。

悲しみの中、葬儀の準備などで慌ただしくなると思いますが、会社を休む場合はきちんと説明してお休みをもらいましょう。

身内の不幸でお休みする場合「忌引き休暇」をもらうことができますが、友人・知人の場合はそうもいきません。

しかし、友人・知人の不幸でも会社をお休みしたり早退することはできます。

会社を休む時の基本的なマナー

次に、会社を急に休むことになった場合の基本的なマナーをご紹介します。

上記で紹介したことで当日会社を休むことになった場合、当然会社に連絡を入れます。

急に会社を休む場合、当日連絡になってしまうでしょう。

その場合、一番大事なのが休む理由が発生した時にはできるだけ早く会社に連絡をすることです。

始業時間が過ぎても連絡なしで休んでしまうと無断欠勤となってしまいます。

更に、連絡もないのに会社に来ていない。となれば会社の人たちに心配をかけてしまいます。

場合によっては、朝一で大事な会議やアポイントなどあった場合、会社の人たちが混乱してしまうこともあるでしょう。
会社を休む時に気を付けるべき基本的なマナーは以下の4つです。

会社を休む時の基本的なマナー
  • 会社を休む時には必ず電話連絡
  • 会社を休む時の連絡は直属の上司へ
  • 連絡するタイミングは始業時間の10分前
  • 「休みます」だけではダメ

この4つを詳しく解説していきます。

会社を休む時には必ず電話連絡

最近ではメールやLINEなどがビジネス連絡ツールとしてよく使われていますが、休みの連絡は電話するのが基本です。

後に紹介しますが、あなたが休む場合に理由や状況を説明したり、場合によっては仕事の引き継ぎなどの説明をしなければなりません。

電話ならそのやり取りもスムーズに行えます。

仮にあなたが体調不良で休む場合でも、連絡する相手は仕事中なのでメールやLINEなどでのやり取りで時間をかけることは手間になります。

また、上司によっては「休むのにメールで連絡なんて常識のないやつだ!」なんてお怒りを受けるかもしれません。

社風にもよりますが、基本的に電話で連絡するのが間違いないと思って良いでしょう。

ただし、風邪で声が出ない・病院を受診中で電話連絡が出来ない場合には、メールなどで連絡しましょう。

電話が出来ない状況だからと連絡を入れないより、メールやLINEなどで連絡を入れた方が良いです。

会社を休む時の連絡は直属の上司へ

会社を休みたい時は、まず直属の上司に連絡をします。

上司の携帯か会社に電話をして取り次いでもらいましょう。

もしも上司が電話になられない状況や不在なら、電話を取ってくれた人や同僚などに伝言を頼みましょう。

ただ伝言するだけではダメなので、また改めてかけ直すことも伝えてもらいましょう。

連絡するタイミングは始業時間の10分前

会社に連絡をするタイミングは、始業時間の10分前が良いでしょう。

上司の出勤時間が分かっているなら、それに合わせて多少早くなっても問題ないと思います。

あまりにも早すぎると、会社には誰も出社していなくて繋がらないとか、上司の携帯に直接かけたら通勤の電車や車を運転中だったという可能性もあります。

始業時間の10分前なら、会社にも誰か出勤しているでしょうから、業務の引き継ぎや連絡事項も伝えやすいでしょう。

「休みます」だけではダメ

会社や上司の携帯に電話をして「休みます」だけでは当然「何で休むんだ?引き継ぎはないか?どれくらい休むんだ?」と聞かれてしまいます。

電話で休む連絡をする際には、以下のことを自分から進んで伝えるのがマナーです。

  • お休みしたい理由
  • 病状や状況
  • 仕事の引き継ぎ
  • 出社の目安

この中でも「出社の目安」は特に大事で、あなたがお休みする間の仕事の振り分けや代行してくれる人の選出などに大きく影響します。

会社を休む場合の注意点

会社を休む時には、始業時間10分くらい前に会社に電話をして上司に伝えるべき。とご紹介しましたが、マナー以外にも注意点があります。

これも社会時としては基本的なマナーと言えることばかりです。

会社を休む場合の注意点
  • 自分で勝手に「休む」と決めつけない
  • 仕事の状況を説明する
  • お休みの承諾や休み明けにはお礼を伝える

どれも忘れてはいけない大事な注意点ですので、それぞれ説明していきます。

自分で勝手に「休む」と決めつけない

どんな状況であっても自分で勝手に「休む」と決めつけはいけません。

特に体調が悪い場合に「今日は体調が優れないため休みます」と勝手に休むこと決めてしまうと、上司からは「自分勝手だな」と思われてしまいます。

休みの連絡をする時は、休みを許可してもらうという姿勢で伝えることが大事です。

今朝起きたら体調が悪く、病院に行きたいのでお休みを頂いてもよろしいでしょうか?

というようにお伺いをたてましょう。

仕事の状況を説明する

上司に休みの許可をもらったら、仕事の進捗状況を説明しましょう。

休みを許可した上司は、あなたの体調や状況を心配するのはもちろんですが、それと同時に仕事の状況についても心配になるでしょう。

あなたが休むことで仕事に与える影響、取引先と約束はないか?など気になるので、きちんと説明をしましょう。

業務を誰かに代わってもらう場合は、代わりにお願いする人や内容などの引き継ぎを上司とお願いする人にもきちんと説明しておきましょう。

休みの承諾や休み明けにはお礼・謝罪を伝える

休み明けに会社に出社したら、休みを承諾してくれた上司や仕事をフォローしてくれた同僚などにきちんとお礼と休んで迷惑をかけた謝罪をしましょう。

当たり前のことだから分かってはいても、仕事の忙しさに忘れてしまいがちです。

休みの間フォローしたのに一言も無い」など、あなたの信用にも関わってきてしまいます。

社会人としての信頼を失わないように、休み明けの出社日は直接お礼や謝罪をすることを忘れないようにしましょう。

電話で休みを伝える例

休みを上司に伝える際、どのように伝えればよいのか例文を紹介します。

おはようございます。○○(あなたの名前)です。
誠に申し訳ないのですが、昨夜から体調が悪いので、本日お休みをいただけないでしょうか?
わかったよ。大丈夫かい?調子はどうなの?
はい。先ほど熱を測ったら38℃でした。
今から病院で診てもらうと思っています。

業務のことなのですが、本日○○会社の方と14時にお約束していますので、先方には私の代わりに△△さんが伺うと連絡しておきます。
△△さんにはすでにお願いしてあります。

病院を受診した後に、いつから出勤できるかまたご連絡します。

そうか、分かったよ。とりあえずゆっくり休んでくれ。
はい。ありがとうございます。
何か急な確認事項などあれば、ご連絡いただければ対応します。

ご迷惑おかけして申し訳ありませんがよろしくお願いします。

これまでご紹介したポイントを押さえて伝えれば、了承が得られやすいと思います。

一方的に「休みます」とか、変に言い訳するよりもシンプルに伝えるのが一番良いです。

まとめ

今回は会社を休む時の理由や、当日電話で伝える方法などの基本マナーについてご紹介しました。

最後に大事なポイントをおさらいしましょう!

会社を休む時の理由を当日電話で伝える基本マナー
  • 休みは自分で決めずお伺いをたてる
  • 直属の上司に電話で連絡をする
  • 連絡は始業時間の10分前に
  • 休む理由と状況・期間などを伝える
  • 必要があれば仕事の状況と引き継ぎをする
  • 休み明けにはお礼と謝罪を忘れない

誰にでも会社を休まなければならない状況に直面することはあります。

休みの連絡も仕事の一つです。「この理由なら休んでも当たり前」などといった気持ちでは社会人としてダメです。

あなたが休めば会社の誰かがフォローしなければなりません。

そういう状況をきちんと理解して、まずは休みをお願いする気持ちが一番大事なのです。

ちゃんとした理由であれば、休むことはダメなことではありませんが、あなたの言動によっては信頼を無くしかねません。

今回ご紹介したことを参考に、社会人としての基本的なマナーを持ってお休みをもらいましょう。

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