先日、取引先会社の担当者さんが入院をしてしまい、進めていた仕事を一旦ストップしなければいけない。ということがありました。
普段から仕事のやり取りはほとんどメールなので、電話などであまりお話ししたことはありません。
とても仕事熱心な方で、こちらから無理なお願いをしても「何とかしますね！」と引き受けてくれるのでとても助かっています。
いくら仕事上のお付き合いとはいえ、普段からお世話になっている大事なお客様です。
仕事をしていると、様々なシーンで相手にメールを送ることがあります。
今回の様に、仕事相手が入院をしたり体調が悪い時にお見舞いのメールを送る。
「どんな内容で送ったらいいかなぁ？」と思ったことありませんか？
ドドヨも実際色々と悩みながらメールを送りました。
今日はそのメールを送った時に、参考になった情報があったのでご紹介していきたいと思います。
目次
体調を気遣うメールを送る時の注意点
お仕事の相手が「体調が悪い」「入院した」などと聞くとやはり心配ですし、その後の仕事の進め方をどうするのか気になったりしますよね。
そんな時に相手を気遣い、お見舞いのメールや今後の仕事のことを確認する場合にどんな内容であれば失礼がないのか？
友人だったら「大事にしてね」と言えたり、メールやLINEで伝えることができますが、ビジネスシーンとなるとそうもいきませんよね。
まず、相手に体調を気遣うメールを送る前に注意しておいた方が良いことをご紹介したいと思います。
メールを送る相手の状況を確認
まず、メールを送る前に相手の状況を確認しておいた方が良いです。
なぜかと言うと、相手の状況によってメールの内容やお見舞いの言葉が変わってくるからです。
体調が悪いと一言で言ってもただの風邪で１・２日休むだけかもしれません。
また、病気やケガで入院しているかもしれません。
風邪や入院するほどでもない体調不良なのに深刻なメールを送ってしまったり、長期で入院するような状態なのに軽いアッサリとしたメールを送ってしまったり。
これでは、相手を心配して送ったメールが逆効果になってしまいますよね。
なので、きちんと相手の状況を周囲の人などから確認しておくことが大切ですよ。
メールを送るタイミング
メールを送るタイミングは思っている以上に重要です。
これも状況によってタイミングを逃さないようにしなければいけないでしょう。
例えば入院して手術をするような状態なら、手術前に送るのか？術後落ち着いた頃に送るのか？で内容が変わりますよね。
手術前なら「手術が無事成功するよう祈っています。」
術後なら「その後、回復に向かっているとは思いますが、無理をなさいませんようお気を付けください。」
これはメールの一部分ですが、入院して手術する相手にメールを送る場合だけでも術前・術後で言葉が変わります。
また風邪などの場合は、相手の体調不良が分かったらすぐにでもメールを送った方が良いです。
時間が経ってしまうと、もう回復していたりする場合があります。
それにせっかく体調を心配してメールをしても、時間が経ってから送ってしまうと気が利かないという印象が残ってしまいます。
状況によってメールを送るタイミングが違いますので、しっかりと気をつけて信頼関係に影響が出ないように心がけましょう。
相手に対してちゃんと配慮
体調を気遣うメールを送る際に、こちらの都合だけを考えるのではなく相手に対してちゃんと配慮をしてあげましょう。
具体的にどんな配慮が必要なのかを挙げてみます。
病状を尋ねない
体調をさりげなく尋ねることはあっても、詳しい病名や症状を尋ねることはしない方がよいです。
病名や病状を人に伝える時は、相手を選ぶものなのでプライベートなことと言っていいでしょう。
それを仕事の相手に伝えたくない。と思う人もいると思いますので、深く尋ねないようにしましょう。
お見舞いは相手の負担になる場合がある
病気で休んでいるので、人と話すことやいつも通りの対応をするのが難しい状況です。
もし、お見舞いの品などを渡した場合、相手は御返しについて考えなければいけなくなるので、遠慮してほしい。と思う場合もあります。
先に体調を気遣うメールを送り、相手に負担にならない程度で状況を尋ねてから、お見舞いに行くかを決めてもいいと思います。
その他の配慮
相手が体調不良や入院で、打ち合わせなどの日程を再調整したいと言ってくる可能性があります。
本当は回復したらすぐに時間を作ってほしいところだとは思いますが、そのようなことをメールに書かなようにしましょう。
「ごゆっくり静養してください」という気遣いの一文があるだけで、相手の方が安心して休むことができます。
また、返信を求めるような内容も送らないように気をつけましょう。
体調が悪い相手にとっては負担になります。
返信が欲しい。という内容ではなくても人によっては「お礼のメールをしなければ」と思う人がいるかもしれませんので、返信は不要であることを伝えてあげましょう。
体調を気遣うメールの例文
ビジネスシーンにおいて、体調を気遣うメールというのは取引先だけに限らず、上司や同僚・後輩など色んな相手が存在します。
相手によりその内容や言葉遣いなどが変わってきます。
ここからは、体調を気遣うメールを相手によって分けた例文をご紹介します。
１．取引先
取引先の方が体調不良の場合に送るメールでは、相手に対する気遣いはもちろんですが、病状についてあまり踏み込まず逆に気を遣わせない様な無いようにしましょう。
もし、打ち合わせなどの予定を約束していた相手でも、次の予定を急かすような内容は書いてはいけません。
相手に対して思いやりのないメールは、仕事に悪影響が出てしまうこともあるので、まずは相手に対して気遣う気持ちを示しましょう。
いつもお世話になっております。○○会社の○○です。
この度は体調を崩されてご静養中と伺いました。
急ぎではありませんが、次回のお打合せの件は○○様が回復なさったら、またお伺いしたく存じます。
どうかくれぐれもご自愛ください。
２．上司
上司に体調を気遣うメールを送る場合、入院したとなれば心配だと思います。
しかし、病状などを知らされていない場合は「調子はいかがですか？」くらいにとどめておきましょう。
仕事を休んでいる上司も、仕事のことが気がかりだと思うので、業務の進行状況は伝えておくと良いですね。
体調を治してもらうことが第一なので、返信は不要であることを伝えなるべく負担をかけないようにしましょう。
お疲れ様です。○○です。体調不良で休んでいると聞きましたが、体調はいかがでしょうか。
最近忙しくしていたようなので心配です。ゆっくり休んでください。
○○の件はこちらで対処していますので、ご安心ください。
返信は不要ですので、仕事のことは気にせずゆっくりなさってください。
３．同僚
同僚の体調を気遣うメールは、取引先や上司を同じように気遣いをしつつもリラックスした内容で大丈夫です。
仕事のことは気にせず、安心して休めるような内容にしましょう。
また、同僚は自分が休むことで業務に支障が出ていないか気にしていると思います。
職場に復帰した時に、スムーズに仕事に戻れるよう、フォローしておくことを伝えてあげると、同僚も安心することができますよ。
お疲れ様です。○○です。体調不良でお休みしていると聞きました。
具合はどうですか？
最近、無理をしていたようなので今はゆっくり休んでくださいね。
○○の件は、私が対応しておきますので安心してくださいね。
他にも出来ることがあれば遠慮なく知らせてください。
仕事のことは気にせず、まずはゆっくり休んで体調を治してくださいね。
４．後輩
後輩の体調不良を気遣う時のメールは、なるべく自然な文章で送りましょう。
メールに仕事のことを書くとプレッシャーになってしまいます。
後輩は仕事を休んでしまい、申し訳ない気持ちがあるので、ここは体調を気遣い気にせず休むよう伝えてあげましょうね。
お疲れ様です。○○です。
体調の事は聞きましたよ。具合はどうですか。
この頃、忙しい日が続いた疲れが溜まっていたのでしょう。
○○の件は気にせず今は身体をしっかりと休めてくださいね。
さいごに
ビジネスシーンで体調を気遣うメールは、相手によって内容や言葉の選び方が違うというのがお分かりいただけたと思います。
また、相手の体調不良の状況によっても気の遣い方が違いますので、社会人として配慮すべきことをきちんと考えましょう。
そして、何よりも大切なのは「相手の立場になる」ということです。
自分が体調不良で仕事を休んだ時、取引先・上司・同僚・後輩などからこんな内容のメールだと安心する、助かると考えれば相手にどんな内容のメールを送ればいいのか自ずと見えてくるものです。
また、相手別の文例をご紹介してはいますが、相手との関係性を踏まえて自分なりに考え、ご自身の言葉の方がより気遣いの気持ちが伝わると思います。
「困った時はお互い様」という言葉を良く耳にしますが、本当にその通りです。
誰に対しても気遣う気持ちがあれば、多少ぎこちない文章になったとしても気持ちは伝わると思います。
