仕事・職場

コロナウイルスについて気遣うビジネスメールの例文を紹介

コロナウイルスの感染拡大により、外出自粛・3密を避けるなどで仕事のやり方も変わってきていますよね。

リモートワークを取り入れている会社では、在宅でメールやテレビ電話・ネットワークを利用しお仕事を進めている方も多いでしょう。

そんな中、お取引先やお客様とのメールのやり取りではコロナウイルスについて気遣う言葉を添えたいですよね。

また、リモートワークが出来ない会社・職種もあるでしょうから、打ち合わせ・イベントやセミナーなどの延期・中止などをメールで伝えなければならない人もいるでしょう。

そんな時も、お客様に気遣いの言葉をかけたいですよね。

今回は、ビジネスメールでコロナウイルスについて気遣う言葉を使ったビジネスメールの例文をご紹介していきます。

他にも、打ち合わせやイベント・セミナーなどを延期・中止したい場合の例文もご紹介します。

メールを送る相手に体調を気遣う場合

ビジネスメールでは、冒頭に相手の会社・本人に対する季節の挨拶や近況のお伺いの文章を使用する方が多いと思います。

▲▲商事株式会社
営業部 部長 △△様

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
株式会社●● 営業部の○○○○です。

(本文)

普段であればこのような挨拶をしてから、本文に入っていくと思います。

コロナウイルスの影響で経済状況が苦しい中『ますますご清栄のこと』などという言葉を使うのは、相手に失礼なのではないか?と思う方もいるでしょう。

ただし、ご清栄は相手の安否を伺うものではないので問題ないということを前置きしておきます。

それでも、やっぱり相手に失礼なのでは?嫌な気持ちにさせてしまうのではないか?と心配ですよね?

その時の状況に合わせた挨拶をしたいという方は、以下のような例文はいかがでしょうか?

いつもお世話になっております。

新型コロナウイルスの影響により、日々厳しい状況が続いておりますが、○○様にはお変わりはございませんでしょうか?

(本文)

メールなので「いつもお世話になっております。」という文例を使いました。

この文例だと、メールを送る相手や会社の両方に対する気遣いと感じ取れる内容だと思います。

メールを送る相手とのお付き合いが長かったり、親しくさせていただいた場合、もう少し砕けた内容でも大丈夫な相手なら

いつもお世話になっております。

新型コロナウイルスの影響で、大変な時ですがお変わりはないでしょうか?

(本文)

打ち合わせの延期・中止を知らせる

会社からリモートワークを命じられたり、時差出勤など普段とは違う環境で仕事をするこになった人も多いと思います。

このような状況になって困るのは、お取引先との商談などの打ち合わせの延期や中止ですよね。

そんな時にどんな内容でメールを送ればいいか、例文を参考にしてみましょう。

件名:●月●日 お打合せ延期(中止)のお願い


▲▲商事株式会社
営業部 部長 △△様

いつもお世話になっております。
株式会社●● 営業部の○○○○です。

新型コロナウイルスの影響により、日々厳しい状況が続いておりますが、△△様にはお変わりはございませんでしょうか?

●月●日にご予定いただいておりますお打合せにつきまして、延期(一旦中止)をお願いしたくご連絡をさせて頂きました。

現在弊社では、新型コロナウイルスの影響により、お取引先様との接触を控えるよう通達がございました。
(※在宅ワーク・自宅待機の指示が出ております。)

新型コロナウイルスの終息する時期の目途が立たない状態でございますので、状況を見ながら、再度日程の調整をお願いすることは可能でしょうか?※1

また、お電話やメールでのお打合せに切り替える方向でも準備をしておりますので、△△様のご意見もお聞かせ願えたらと思っております。

ご迷惑をお掛けし申し訳ございませんが、ご検討いただけますようお願い申し上げます。

<自分の署名>

※1の部分は、先方やあなたの仕事の状況により変更しても良いと思います。

あなたのせいで打ち合わせを延期・中止になるわけではありませんが、最後に謝罪の文言を入れるのはマナーかな?と思います。

相手によってはそれでも会って打ち合わせするのが当たり前だろう!
こちらは感染対策を万全にしている、そちらの勝手な言い分だろう!

などと思う人もいるかもしれませんよね。

あなたのせいではない。と分かってくれそうな相手でも、謝罪の一文は入れておいた方がいいですね。

イベント・セミナーの延期・中止を知らせる

厚生労働省からも、換気の悪い・多数が集まる・間近で会話や発声をする。
つまり「密閉・密集・密接」の3密を避ける事が要請されました。

これによりイベントやセミナーなどを延期・中止する主催者も増えていますよね。

仮に開催してもキャンセルなどが相次ぎ、開催できない状況にもなっているようです。

そんなことを鑑みて、イベントやセミナーを延期・中止するお知らせをメールで送る例文をご紹介します。

件名:(イベント・セミナー名)開催中止(延期)のお知らせ


▲▲株式会社
△△△△様

いつもお世話になっております。
株式会社●● ○○○○です。

■月■日(■曜日)開催「(イベント・セミナー名)」についてご連絡いたします。

新型コロナウイルス感染症の動向に鑑みて、当社主催のイベント(セミナー)の開催を中止(延期)させていただくことになりました。

なお、状況が改善され再開できる状況が整いましたら、改めて日程や詳細などをお知らせさせて頂きます。

未曾有のことで、弊社としても対応が行き届かない点もあるかと思いますが、何卒ご承知の程、お願い申し上げます。

【申し込みや料金徴収済みの場合】
すでにお申し込みが完了している段階でのご連絡となり大変申し訳ございません。

事前にお収めいただいております参加費(チケット)の払い戻しに関しましては、ご指定の口座にご返金させていただきます。
※口座への返金方法以外の場合は、その内容を明記

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
<返金の指定口座>
金融機関名:□□□□
支店名:□□□□
口座種目:(普通or当座)
口座番号:□□□□
口座名義:□□□□
※お申込者様名義の口座へご返金となります
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ご不明な点やご質問などございましたら、お気軽にご連絡ください。

どうぞよろしくお願い致します。

<自分の署名>

今回の例文はイベント・セミナーの延期や中止により、返金があるという内容でした。

もちろんお客様にどのように対応するかによって内容が異なりますので、あなた会社などのケースに合わせてくださいね。

さいごに

今回は、コロナウイルスについて気遣うビジネスメールの例文を紹介しました。

コロナウイルスの影響により仕事の仕方も変わってきましたよね。

会社に出社しても、会社からの指示で在宅で仕事をしたり待機したとしても、お客様との約束に対応しなければなりません。

コロナウイルスの感染予防のために、打ち合わせやイベント・セミナーを延期したり中止することもあるでしょう。

そして、会わないという配慮から要件をメールでやり取りする機会も多いはずです。

今回ご紹介したビジネスメールの例文を、お客様の体調を気遣う時などの参考にしてみてくださいね。

最後までお読みいただきありがとうございました。

RELATED POST